Rozliczanie wielu działalności osoby fizycznej na jednej deklaracji VAT

Wyjaśnienie funkcjonalności

Możliwość rozliczania wielu działalności na jednej wspólnej deklaracji VAT wprowadzona została w celu usprawnienia rozliczania podatku VAT. Proces odbywa się na podobnej zasadzie jak rozliczanie podatku dochodowego udziałowca (PIT-5). Dane z odpowiednio pogrupowanych działalności będących wyłącznymi działalnościami tej samej osoby fizycznej sumowane są w jednej deklaracji. Zamiast składania kilku deklaracji z poszczególnych działalności wystarczy więc złożyć jedną, obejmującą wybrane bądź wszystkie działalności danego udziałowca. Dla potrzeb niniejszego rozdziału udziałowiec taki nazywany będzie właścicielem.

Grupowanie działalności

Wybieranie działalności do grupowania odbywa się poprzez wybranie polecenia z menu: Konfiguracja | Konfiguracja rejestrów VAT. Wiele działalności na jednej deklaracji VAT. Opcja ta jest dostępna pod warunkiem, że bieżąca firma jest płatnikiem VAT ma zaznaczoną opcję Osoba fizyczna. Sprawdzane jest również, czy bieżący remanent dotyczy wyłącznie jednego udziałowca.

Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno z listą działalności do wyboru. Znajdują się na niej wszystkie te, które należą do bieżącego udziałowca.

W oknie tym można zaznaczyć, które z nich będą brane pod uwagę przy rozliczaniu podatku VAT wspólną deklaracją. Listę tę można zachować poprzez naciśnięcie klawisza F10 bądź kliknięcie przycisku „Zapisz” – lub też opuścić okno bez dokonywania zmian poprzez naciśnięcie klawisza Esc lub kliknięcie przycisku „Anuluj”.

Działalności na liście zaznaczane są kolorami: zielonym, czarnym i czerwonym. Działalność zaznaczona kolorem zielonym (tu: „Solidna Firma Rzetelny Jan”) jest działalnością aktualną, w której kontekście znajduje się użytkownik. Działalności oznaczone kolorem czerwonym to te, które były wybrane poprzednio do wspólnego rozliczenia podatku VAT od działalności prowadzonych przez właściciela, a które z jakichś powodów nie mogą być obecnie uwzględniane. Do przyczyn, które mogą być tego powodem należą zmiany zaznaczenia opcji „osoba fizyczna” lub „płatnik VAT” we właściwościach firmy lub zwiększenie ilości udziałowców (ponad jednego) w remanencie bieżącym. Należy zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami zmiany takie formalnie nie są możliwe, sygnalizacja tego faktu w programie ma więc na celu jedynie wykrycie błędów we wpisanych danych.

Działalności, których nazwa jest wyświetlona w kolorze czarnym – mogą być brane pod uwagę przy wyborze działalności właściciela do wspólnego rozliczenia podatku VAT. Zaznaczenie i zapisanie danych z okna powoduje, że od tego momentu zaznaczone działalności przy rozliczeniach podatku VAT traktowane są łącznie i rozliczane z działalnością bieżącą jedną deklaracją VAT. W przykładzie, który znajduje się na wcześniejszym rysunku „Solidna Firma Rzetelny Jan” rozliczana więc będzie łącznie z działalnością  „Rzetelna Firma Jan Rzetelny”. Konsekwencją tego jest fakt, że aby rozliczyć podatek VAT dla działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” należy utworzyć deklarację VAT z poziomu działalności „Firma demonstracyjna”. Taka deklaracja będzie widoczna tylko z poziomu działalności „Firma demonstracyjna” natomiast obejmować będzie oprócz danych tej firmy również kwoty dotyczące działalności „Szósta firma” (i innych, o ile zostały w podobny sposób jak „Szósta firma” zaznaczone na liście).

Przy tak zapisanej konfiguracji działalności próba wywołania formatki – listy działalności właściciela -  z menu w kontekście firmy „Solidna Firma Rzetelny Jan” spowoduje wyświetlenie komunikatu o treści jak na rysunku poniżej:

Nie jest więc możliwe wywołanie listy działalności jednej osoby z kontekstu firmy, która została już przyporządkowana do innej firmy.

Po wybraniu działalności do rozliczania wspólną deklaracją VAT należy pamiętać, że muszą one mieć zgodne okresy rozliczania podatku: albo wszystkie kwartalny albo wszystkie miesięczny. (formatka Edycja danych firmy zakładka  Typ rozliczenia VAT). W obecnej wersji program nie sprawdza tego warunku.

Tworzenie wspólnej deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK

Jak już wspomniano wcześniej, omawiana funkcjonalność ma na celu umożliwić rozliczanie kilku działalności jednego właściciela za pomocą wspólnej deklaracji VAT. W zależności od konfiguracji przyporządkowania działalności do siebie oraz od tego, czy i w jakiej konfiguracji tego przyporządkowania deklaracje te zostały wcześniej utworzone, próba utworzenia nowej deklaracji może powodować wyświetlanie różnych komunikatów programu.

W przypadku pokazanym na poprzednim rysunku przyporządkowanie działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” do rozliczania łącznie z „Solidna Firma Rzetelny Jan” w przypadku próby utworzenia deklaracji VAT z kontekstu tej pierwszej skutkuje wyświetleniem stosownego komunikatu o treści jak na poniższym rysunku:

Oznacza to, że nie można utworzyć odrębnej deklaracji dla tej działalności, gdyż rozliczana jest ona łącznie z działalnością „Solidna Firma Rzetelny Jan”.

Może się jednak zdarzyć, że najpierw utworzono deklarację dla działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny”, zapisano ją w bazie danych a następnie przyporządkowano ją do działalności „Solidna Firma Rzetelny Jan” i w tej firmie utworzono deklarację VAT. W takim przypadku edycja już zapisanej deklaracji dla działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” jest możliwa, natomiast deklaracja utworzona z kontekstu firmy „Solidna Firma Rzetelny Jan” będzie zawierała dane z nich obu. W przypadku edycji deklaracji działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” program ostrzega o tym, że działalność ta w chwili generowania deklaracji dla działalności „Solidna Firma Rzetelny Jan” została już w niej uwzględniona. Sytuacja ta jest niepoprawna i zaleca się usunięcie odrębnej deklaracji działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” bądź ponowne utworzenie deklaracji w „Firma demonstracyjna” po uprzednim „odłączeniu” działalności „Rzetelna Firma Jan Rzetelny” tak, aby dane zawarte w deklaracjach nie były powielane.

Ponieważ tak utworzona deklaracja VAT dla działalności „Solidna Firma Rzetelny Jan” zawiera dane z kilku (tutaj dwóch) działalności, celem łatwego zorientowania się, których działalności ona dotyczy – w sekcji "Dane uzupełniające" deklaracji wyświetlane jest okno z listą działalności, które dana deklaracja obejmuje. W przypadku, kiedy deklaracja obejmuje tylko bieżącą działalność – lista ta nie jest wyświetlana.

Raz utworzona i zapisana deklaracja „zapamiętuje” listę działalności, które obejmuje. Edycja przyporządkowania firm do danej działalności poprzez zmianę zaznaczenia w oknie wywoływanym poleceniem VAT/Konfiguracja: wiele działalności na jednej deklaracji VAT nie odnosi skutku dla deklaracji już utworzonych i zapisanych a uwzględniana jest wyłącznie dla deklaracji nowo tworzonych. W szczególności uwaga ta dotyczy opcji deklaracji „oblicz z rejestrów”, która tworzy deklarację dla działalności „zapamiętanych” nie biorąc pod uwagę aktualnej konfiguracji przyporządkowania działalności.

Jeśli z jakichś powodów zachodzi potrzeba „rozdzielenia” już utworzonych deklaracji należy najpierw usunąć „wspólną” deklarację, dokonać właściwego przyporządkowania działalności do siebie a następnie ponownie utworzyć poszczególne deklaracje.

Istotna uwaga dotyczy pola nr 39 w deklaracji VAT-7 (część D.1 rozliczenia podatku naliczonego – kwota nadwyżki z poprzedniej deklaracji). Wartość tego pola pobierana jest z pola 55 poprzedniej deklaracji VAT-7. W przypadku jakiejkolwiek zmiany konfiguracji połączenia działalności (rozdzielenia lub połączenia) a w szczególności przy pierwszym wykorzystaniu funkcjonalności wspólnego rozliczania podatku VAT kilku działalności osoby fizycznej należy sprawdzić, czy pole to jest poprawnie wypełniane i w razie potrzeby dokonać ręcznej jego korekty.

W przypadku konieczności złożenia deklaracji VAT-UEK pamiętać należy, że będzie ona poprawnie generowana wyłącznie wtedy, gdy konfiguracja przyporządkowań działalności podczas generowania deklaracji VAT-UEK będzie taka sama jak przy utworzonej wcześniej deklaracji VAT-UE, której deklaracja VAT-UEK dotyczy.